عمل الطالبة : / شذى بينو

16 11 2009

عوائق الاتصال و طرق التغلب عليها

ان عناصر الاتصال الاساسية هي  :

  1. المرسل  ,  الوسيلة  , المستقبل , ارجاع الاثر .

ينطوي على كل عنصر من هذه العناصر على عدد من المشكلات , تقلل من فعالية الاتصال ,و قد تشوه نقل و فهم المعنى لذلك يتطلب الامر تفهم هذه المشكلات لتحسين الاتصال .

  • المشكلات المتعلقة بالمرسل …..

تتعلق معظم هذه المشكلات بالحالة النفسية للمرسل و التي تتمثل ب ….

  • الحالة المزاجية العاطفية التي يكون عليها الفرد عندما يرسل المعلومات مثل الاسترخاء او العصبية , الوثوق او التردد , الامان او الخوف .

  • استخدام المرسل بعض المصطلحات الفنية التي قد لا يحيط بها المستقبل علما مما ينتج عن ذلك عدم الفهم و الاستيعاب .

  • عدم القدرة على التعبير الواضح و الصياغة السليمة لعبارات المرسل شفويا او كتابيا فالبعض دقيق في عباراته حريص في كلماته ,و البعض الاخر ليس كذلك و هناك من يطيل و من يختصر و من يعوزه التعبير السليم .

  • عدم اختيار الوقت المناسب لنقل الرسالة .

  1. المشكلات المتعلقة بنقل الرسالة …..

  • التشويه أو التحريف الذي يحدث عند نقل البيانات أو نتيجة سوء فهم و بصفة خاصة في الاتصالات الشفوية .

  • قد يتوافر لدى المرسل الاساليب الحديثة في الاتصال و مع ذلك لا يحسن استخدامها او قد يسيئ استعمالها .

  • عدم استخدام الوسائل المناسبة للاتصال بمعنى ان طبيعة الرسالة نفسها تحدد اي الوسائل افضل لنقلها .

  1. المشكلات المتعلقة باستقبال الرسالة …..

  • عدم القدرة على الانصات الجيد  , فنحن نسمع باذاننا و لكن ننصت بعقولنا و من الممكن ان يسمع الشخص كل ما يقال له و لكن لا تصل جميعها الى عقله,

على سبيل المثال : يمكن ان يستمع الفرد الى ما يقرب من 500 كلمة في الدقيقة , في حين يمكنه التحدث بمعدل 125 كلمة في الدقيقة مما يعطي الفرصة لملل المستمع و الانشغال بموضوعات أخرى .

  • الافتراضات التي يضعها الفرد مسبقا عن مصدر الاتصال حيث تتدخل العوامل الاجتماعية و العاطفية كالحب و الكره للشخص المرسل , و قد نجد ذلك على سبي المثال بين بعض الادارات في المنظمة .

  • الاختلا فات بين المرسل و المستقبل من حيث  الخبرة و المؤهلات و الخلفية العلمية .

  • التسرع في اشتقاق النتائج او بناء التكهنات قبل اتمام عملية الاتصال .

  • التقنية التي يجريها المستقبل للمعلومات , فكل شخص يلجأ الى فلترة المعلومات التي يستقبلها و يكيفها وفقا لادارته , فينتقي منها ما يريده و يهمل الاخرى .

  • درجة النضوج التي يكون عليها المستقبل و مدى اهتمامه بأراء الاخرين و درجة قبوله للاختلافات في الرأي .

  1. المشكلات المتعلقة بارجاع الاثر …..

ان الغرض من ارجاع الاثر هو غلق حلقة الاتصال و التأكد من فهم المستقبل المعنى المقصود من الرسالة و استجابته برد الفعل المطلوب , الا انه قد تواجه هذه المرحلة بعض العوائق و هي :

  • عدم الاخذ في الاعتبار الرسائل غير اللفظية او او التلميحات التي تعطي مؤشرات عن وصول الرسالة من عدمها .

  • تركيز المرسل على الاهداف و الحاجات التي يسعى الى اشباعها دون اهتمام بحاجات و دوافع المستقبل .

طرق التغلب على مشكلات الاتصال

  1. من جانب المرسل :-

  • التنبه الى الحالة النفسية التي يوجد عليها المستقبل حتى نتوصل الى تهيئته ذهنيا لقبول الرسالة .

  • تنمية مهارات التحدث من حيث الاهتمام بمحتوى الحديث و مضمونه و استخدام الصوت المناسب و اختيار نغمة الصوت و توزيع طبقاته , و يقول وليام شكسبير :” اصلح كلامك قليلا و الا فسد حظك” فالانطباع الاول  لدى الاخرين ينشأ من طريقة حديثك .

  • مراعتة الفروق الفردية بين الافراد و اختيار الوقت المناسب للاتصال .

  • ان يكون القول مقرونا بالفعل , فالافعال تتكلم بصوت اعلى من الكلمات .

  • استخدام الالفاظ البسيطة التي تحمل المعنى و البعد .

  1. من جانب الرسالة :-

ان افضل ما نقدمه يتعلق بطريقة التغلب على المشكلات هو قائمة

THE 5 C’S OF COMMUNICATION التي تتعلق بتحديد الجوانب الواجب مراعاتها في الاتصالات اللفظية و غير اللفظية و هي :

  • الوضوح (CLARITY) تتطلب الرسالة ان تكون واضحة الالفاظ و صريحة و منطقية العرض من حيث تسلسل الافكار و استخدام الالفاظ السهلة و غير المعقدة .

  • التكامل COMPLETENESS)) اي سمول الرسالة لكافة الجوانب من ناحية الكم و الكيف .

  • الايجازCONCISENESS) )بما يكفي الغرض من الرسالة و البعد عن التطويل و الاسهاب الذي قد يخل بالمعنى و يصيب المستقبل بالملل و الفتور .

  • التحديد CONCRETENESS)) البعد عن الالفاظ التي تحتمل الشك أو ازدواجية المعنى , و بالتالي تسمح للتأويل في تفسيرها .

  • الصحة و الدقة CORRECTNESS))ان الصدق امر له اهمية في نجاح عملية الاتصالات , فربما تخدم المعلومات الكاذبة اهدافنا في الوقت الحاضر و لكن تكلفتها اكبر على المدى الطويل .

  1. جانب نقل الرسالة :-

  • استخدام الوسائل المناسبة للاتصال و تدريب العاملين على الاستخدام الكفء و كيفية الافادة منها , كذلك تنمية قدراتهم على تحليل البيانات و فهمها و تداولها .

  • المعالجة الجدية لتشويه الاتصالات و تحريفها و ذلك بتقليل عدد المستويات و الاشخاص الذين تمر المعلومات من خلالهم و تعزيز المعلومات بصفة مستمرة عن طريق المذكرات .

  • تشجيع الاتصال غير الرسمي ليعزز الاتصال الرسمي و زيادة فرص التفاهم المشترك و التعاون لتحقيق الاهداف .

  1. جانب استقبال الرسالة :-

  • تنمية مهارات الانصات و ممارستها في المواقف اليومية المتكررة حيث أثبتت الدراسات انه يمكن تعلمها .

  • ان يحاول المديران يتعرف على مرؤوسيه من حيث خلفياتهم و افكارهم مما يساعد على تقريب الفجوات السلوكية و الادراكية و العاطفية بينهم .

  • زيتدة التدرب لما له اثر كبير في تنمية الاتصال و استقبال المعلومات و سهولة فهمها و تداولها .

  1. جانب ارجاع الاثر :-

  • تشجيع الاتصال في الاتجاهين في كل المستوات التنظيمية لزيادة التفاهم بين الاطراف .

  • التنبه الى التلميحات و الايماءات الصادرة عن المستقبل بما يساعد على التأكد من تحقيق الاثر المطلوب من الاتصال .

  • تبادل الادوار بين المرسل و المستقبل , و يمكن ان يستخدم بعض العبارات أو الاسئلة التي تحقق الاستيعاب للرسالة مثل : هل انت متأكد ……؟ أنا أقصد….؟ما هو رأيك ..؟ ETC …..

  • تشجيع النقد من المستقبل طالما كان هدفه الارشاد و الاصلاح .

عمل :

شذى بينو

200820376


Actions

Information

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s




%d bloggers like this: